Acciones Dependientes del Tiempo – Parte 1 – WorkFlow Rules

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Salesforce nos permite programar acciones para ser ejecutadas determinado tiempo después de que se cumplan ciertas condiciones que especifiquemos. En la entrada de hoy vamos a ver cómo lograrlo en las herramientas funcionales de la plataforma.

  • Workflow Rules (Reglas de flujo de trabajo)
  • Process Builder (Generador de procesos)
  • Flows (Flujos)

El escenario es el siguiente:

Tenemos el requerimiento de enviar un correo electrónico, 8 días después de la fecha apertura de un caso si el caso no se ha cerrado. Este correo notificará al supervisor para que le de seguimiento.

Nota: Esta acción se puede implementar de caja con las Reglas de distribución de casos, que por ser una funcionalidad de caja (OOB = “Out Of the Box”) debe ser nuestra primera opción a considerar. Sin embargo asumimos que no las tenemos disponibles y vamos a reemplazarlas.

Workflow Rules (Reglas de Flujo de Trabajo)

Iniciamos creando la regla de flujo de Trabajo, para esto vamos a

Configuración > Automatización de Procesos > Reglas de flujo de trabajo

Damos Click en Regla Nueva y seleccionamos el objeto, en este ejemplo Caso y damos click en Siguiente

En esta nueva pantalla vamos a definir el comportamiento que nos deja programar un acción que se ejecute en un momento posterior, conocida como Acción dependiente del tiempo.

Iniciamos con el Nombre y la Descripción

Ahora debemos escoger entre 3 opciones para los criterios de selección

Para poder usar acciones dependiente del tiempo. Debemos escoger:

creado, y siempre que se modifique para cumplir criterios posteriores

Ya que como se ve en la imagen si escogieramos la segunda opción, no podríamos asociar este tipo de acciones posteriormente.

Al escoger la opción creado, y siempre que se modifique para cumplir criterios posteriores, no solo accedemos a la opción de usar acciones dependiente del tiempo sino que también podemos usar cierto tipo de funciones avanzadas como:

  • PRIORVALUE: Vuelve el valor anterior de un campo.
  • ISCHANGED: Compara el valor de un campo con el valor anterior y devuelve TRUE si los valores son diferentes. Si los valores son idénticos, esta función devuelve FALSE.

Es así que nuestra regla va quedando de la siguiente forma:

Y debido al criterio de evaluación seleccionado, podemos proceder a relacionar una acción y que se ejecute en un momento en el futuro.

Para esto debemos agregar una acción de flujo de trabajo, que pueden ser de 4 tipos:

  • Crear Tarea
  • Alerta de Correo Electrónico
  • Actualización de Campo, que puede ser un campo del objeto de la regla o de un campo del objeto padre en una relacion Maestro-Detalle
  • Mensaje Saliente, que consiste en hacer un llamado a un sistema externo con un mensaje SOAP. En inglés se llama Outbound Message

Seleccionamos Acción existente

para escoger una Alerta de correo electrónico previamente creada. O podríamos crear una en el mismo momento.

Damos Click en Guardar.

Para especificar en qué momento en el futuro se ejecutara la acción, agregamos un Desencadenador de tiempo de flujo de trabajo

8 días después de que se cree el caso

Nuestra regla de flujo de trabajo, luce ahora así:

Damos Click en Listo

Y finalmente, procedemos a activar la Regla

Pruebas:

Para verificar que nuestra regla de flujo de trabajo quedó correctamente configurada, Salesforce nos ofrece una herramienta de Supervisión, donde podemos ver las acciones que se ejecutarán en el futuro. Para ellos vamos a

Configuración > Entornos > Flujo de trabajo basado en el tiempo

Para ver nuestra acción debemos crear un nuevo Caso o modificar uno existente de modo que empiece a cumplir la condición especificada.

En nuestro ejemplo, usaremos un Caso existente, por lo que para que cumpla la condición, debe pasar de estar Cerrado a Abierto, (recordemos la frase siempre que se modifique para cumplir criterios posteriores)

En nuestra próxima entrada ilustraremos el camino para hacer esto mismo con el Process Builder, la siguiente generación de herramientas para automatización en la mano de los administradores

Nota Final:

Recordemos que para usar Acciones dependientes del tiempo, teníamos dos opciones correctas y una incorrecta.

La mayor diferencia, es que si seleccionamos la segunda, cada vez que se deje de cumplir la condición que programa la acción, en nuestro ejemplo, que el caso se cierre, esta desaparecerá de la cola donde salesforce la mantiene hasta que se cumpla la fecha requerida. En cambio si seleccionamos solo creado, así el caso se hubiera cerrado.

Ver: Consideraciones sobre las acciones dependientes del tiempo y los desencadenadores de tiempo

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